Control de lotes y caducidad en distribuidoras de alimentación

Martes por la mañana. Tu proveedor de lácteos te avisa de la retirada del mercado de uno de sus lotes de yogures. Lo primero que necesitas saber es a qué clientes serviste ese lote, cuándo y cuántas unidades. Abres la hoja de cálculo de entradas, luego la de pedidos, luego los albaranes en papel, y empiezas a cruzar referencias mientras el teléfono no para de sonar.

En una distribuidora de alimentación, los lotes y las fechas de caducidad no son un detalle administrativo: son la diferencia entre poder responder en minutos o pasar horas buscando. Cada palet que entra en tu almacén lleva un lote, una fecha de fabricación y una de caducidad. Si no tienes claro dónde está cada uno, qué vence primero y cuándo reponerlo, pierdes margen en devoluciones, retiradas del mercado o productos que se quedan sin vender. Además, la normativa de trazabilidad es estricta: tienes que poder demostrar de dónde viene cada producto, cuándo llegó y adónde fue. Aquí te contamos cómo llevar el control de lotes y caducidad para que esa respuesta esté en un solo sitio y cumplas con la trazabilidad que te exigen.

¿Qué es un lote en el control de stock alimentario?

Un lote es un conjunto de unidades de un mismo producto que comparten origen, fecha de fabricación y fecha de caducidad. No es lo mismo un cartón de leche con lote «K2026» que otro con lote «L2026»; aunque sean del mismo producto, son registros diferentes en tu almacén.

Cada lote lleva información clave: quién lo fabrica, cuándo, cuándo caduca y dónde está en tu almacén. Si vendes a clientes que a su vez venden al público (supermercados, tiendas, bares), ellos también necesitan saber el lote para poder avisar si hay un problema. Por eso la trazabilidad es obligatoria: no solo para ti, también para toda la cadena que va después.

¿Por qué controlar lotes y caducidad con software?

En una hoja de cálculo o con apuntes de almacén es fácil perder el control. Tarjetas extraviadas, errores al transferir datos, movimientos que no se registran. El riesgo de que te encuentres con un palet de productos caducados sin darte cuenta es real, y cada día que pasa sin vender es pérdida de margen.

Con SAP Business One todo queda en un único registro: cada vez que un producto entra, sale o se mueve dentro del almacén, queda anotado con su lote y su fecha. Lo cuenta con más detalle nuestro artículo sobre SAP Business One para distribución. Sabes cuál vence primero, cuál está más tiempo en el almacén, y a qué clientes ya les enviaste cada lote. Si hay un problema (una retirada del mercado, una queja de un cliente), encuentras toda la información relacionada sin buscar en varios sitios.

Gestión manual versus software: antes y después

Gestión manual (hojas de cálculo)	Con SAP Business One
Alertas de caducidad: revisiones manuales periódicas	Alertas configuradas que te notifican según tu política
Trazabilidad: búsqueda en ficheros y registros diversos	Trazabilidad integrada: historial completo del lote en un lugar
FEFO: de memoria, con riesgo de error	FEFO aplicado al preparar pedidos, con la caducidad a la vista
Informes de caducidad: generación manual, consume tiempo	Informes de caducidad por periodo, siempre al día
Riesgo de productos olvidados en almacén	Stock consultable por lote y por fecha de caducidad
Documentación de devoluciones: poco clara	Registro documentado de baja de stock por caducidad

¿Cómo registrar lotes en SAP Business One?

Los lotes se registran cuando recibes la mercancía, no en la factura. Cuando entra un producto en tu almacén, indicas en la entrada de mercancías el número de lote y la fecha de caducidad. SAP Business One vincula esa información al movimiento de stock, así sabe que ese lote exacto llegó en esa fecha y con esa caducidad.

El flujo es simple: recepción del producto → registras lote y fecha → el sistema lo guarda asociado a ese movimiento. Desde ese momento, cuando alguien del almacén vaya a coger ese producto para un pedido, ve qué lotes hay disponibles y cuál vence antes. Si trabajas con FEFO (sale primero lo que caduca antes), sabes en cada pedido qué lote toca servir.

¿Qué es el FEFO y cómo se aplica en tu almacén?

FEFO significa que los productos que van a caducar antes deben salir primero. En alimentación, casi siempre es lo correcto. Al preparar un pedido ves los lotes disponibles con su caducidad, así que servir primero el que vence antes es sencillo. La decisión final sigue siendo tuya: a veces un cliente pide un lote concreto o tienes un acuerdo especial con él.

La rotación de stock es el ritmo al que tus productos entran y salen. Si tienes un producto que gira rápido, el control es más fácil. Si hay algo que se queda meses en el almacén, el riesgo de caducidad sube. Con el stock por lote a la vista detectas lo que no se vende y puedes actuar: negociar con el cliente, hacer una promoción o devolverlo al proveedor si es posible. Si quieres ver cómo se trabaja esto en el almacén, te lo explicamos en qué es un SGA, que dedica una sección a lotes y caducidades.

¿Qué haces con un lote que caduca?

Si el producto ya ha caducado, tienes varias opciones dependiendo del acuerdo con tu proveedor y la política interna: devolución al proveedor, descuento en el precio, o baja definitiva del stock. En SAP Business One se registra con una salida de mercancías o con una devolución al proveedor, de forma que queda documentada: el stock no desaparece sin más, sino que sabes qué salió, cuándo y por qué. Esto es importante para auditorías y para entender dónde pierdes dinero.

Para no llegar tarde, en SAP Business One se pueden configurar alertas de caducidad con la antelación que elijas, por ejemplo 30, 15 o 7 días antes de la fecha, según tu operación. No vienen activadas: las defines tú al poner en marcha el sistema. Así tienes tiempo de reaccionar: hablar con clientes, acelerar entregas o negociar con el proveedor.

Junto a las alertas, un informe de caducidades te dice qué lotes vencen en las próximas semanas y cuáles tienen poca rotación. Lo consultas en el panel cuando quieras o lo recibes por correo con la frecuencia que configures. Así decides las prioridades con datos y no de memoria.

¿Cómo funciona la trazabilidad hacia atrás y hacia adelante?

La trazabilidad tiene dos direcciones. Hacia atrás: si un cliente te llama diciendo que encontró un problema en un lote que le vendiste, tú tienes que poder decir «ese lote vino del proveedor X en tal fecha». Hacia adelante: ese mismo lote se lo vendiste a estos clientes, en estas fechas, en estos pedidos. Con el lote anotado en la entrada de mercancías y en cada albarán, esa respuesta está en el sistema para cualquier revisión: tuya, de un cliente o de la administración.

Esta obligación viene del Reglamento (CE) 178/2002, artículo 18: tienes que poder demostrar la trazabilidad un paso atrás (de dónde vino) y un paso adelante (a dónde fue). Para distribuidoras de alimentación, esto no es opcional: es obligatorio por ley. Si además trabajas con varios almacenes, te interesa nuestro artículo sobre control de stock en distribución.

En el día a día, cuando sirves un pedido indicas qué lote sale, y el albarán y la factura lo llevan. Así sabes en cualquier momento qué lote fue a qué cliente y cuándo.

Si tienes varios almacenes, la información fluye de forma centralizada: un SGA trabajando sobre SAP Business One coordina los movimientos entre sedes, y todos ven el mismo lote sin duplicaciones ni huecos. El lote viaja documentado desde recepción hasta entrega, y si necesitas recuperar esa información meses después, está ahí.

¿Qué datos necesitas para empezar?

Antes de configurar SAP Business One para lotes y caducidad, ten listos estos datos por cada producto:

• Número de lote: cómo lo identifica el proveedor (puede ser un código, una letra, una combinación).
• Fecha de caducidad: exacta, no aproximada. Si el proveedor te dice «Q3 de 2026», pídele que te dé la fecha exacta.
• Fecha de recepción: cuándo llegó a tu almacén.
• Cantidad inicial: cuántas unidades tenías de ese lote al principio.
• Ubicación en almacén: dónde lo guardas (pasillo, estantería, posición).
• Historial de movimientos: si ya tienes datos históricos, dónde ha ido cada lote, en qué pedidos.

Cómo empezar a controlar lotes y caducidad

1. Haz un inventario: lista todos los productos en almacén con sus lotes y caducidades. Si es mucho volumen, hazlo en fases: primero los productos de más rotación o más riesgo de caducidad.
2. Configura SAP Business One: activa la funcionalidad de lotes y fechas en la ficha de cada producto. Define cómo aplicarás el FEFO al preparar pedidos y con cuánta antelación quieres las alertas de caducidad (por ejemplo, 30, 15 y 7 días).
3. Forma al equipo de almacén: deben entender que cada movimiento se registra con lote. Con un SGA y etiquetas con código de barras, el lote se lee en lugar de teclearse.
4. Carga el stock inicial por lote: con el inventario del primer paso, da de alta en el sistema las existencias de cada lote con su fecha de caducidad. Así arrancas con el stock real y, desde ese día, cada movimiento queda registrado con su lote.
5. Prueba con un cliente piloto: haz un pedido registrando lotes, genera el albarán y la factura. Verifica que los datos fluyen bien y que el cliente recibe la información de lote correcta en la documentación.
6. Activa alertas e informes: configura con qué frecuencia quieres informes de caducidad (semanal, quincenal) y a qué dirección de correo. Con el histórico podrás analizar tus datos de mermas por caducidad y ajustar las compras.

¿Hablamos?

Controlar lotes y caducidad en una distribuidora de alimentación es gestionable si tienes un sistema que te ayude. Con SAP Business One tienes en un mismo sitio la recepción, el almacén, los pedidos, las entregas y los informes. Si quieres ver cómo encaja en tu operación y qué datos necesitas preparar, escríbenos y te lo mostramos.