Automatización de facturas desde email integrada con SAP Business One: menos fricción, más rentabilidad.

Si tu empresa recibe pedidos o facturas por email y alguien los introduce manualmente en el ERP, tienes un cuello de botella.

Y no es un problema de personas. Es un problema de proceso.

Miles de pymes siguen trabajando así:

• El proveedor envía una factura en PDF o Excel.

• El administrativo descarga el archivo.

• Revisa los datos manualmente.

• Introduce la información en el ERP.

• Adjunta el documento.

• Comprueba que cuadre con el pedido.

Multiplica esto por 30, 50 o 200 documentos al día.

El resultado:

• Horas improductivas.

• Errores humanos.

• Retrasos en contabilidad.

• Falta de visibilidad en tiempo real.

Ahora imagina otro escenario.

El email entra en un buzón corporativo. Un sistema automatizado lo detecta. Extrae los datos mediante IA (cliente, líneas, importes, impuestos).Valida la información contra el maestro de datos en SAP Business One. Crea automáticamente el documento correspondiente (factura de proveedor, pedido de cliente, albarán…).Adjunta el PDF al registro. Y lo deja listo para validación o aprobación.

Sin intervención manual.

Eso no es futurismo. Es integración inteligente entre correo electrónico, IA y SAP Business One.

¿Qué se consigue realmente?

✔ Eliminación de entrada manual de datos

✔ Reducción drástica de errores

✔ Ahorro de tiempo administrativo

✔ Mayor velocidad en el ciclo contable

✔ Información financiera actualizada al instante

✔ Control y trazabilidad completa

Pero hay algo más importante.

Cuando automatizas la gestión de facturas desde email, no solo ahorras tiempo. Transformas el departamento administrativo.

El equipo deja de ser “introducción de datos” y pasa a ser:

• Control de márgenes

• Revisión de desviaciones

• Negociación con proveedores

• Análisis financiero

Es decir, pasa de ser operativo a ser estratégico.

Impacto económico real

Muchas empresas creen que el coste está en la tecnología.

No.

El coste está en:

• Las horas acumuladas durante años.

• Los errores contables.

• Las facturas duplicadas.

• Las discrepancias no detectadas.

• La falta de control en compras.

Una automatización bien diseñada ligada a SAP Business One puede reducir entre un 60% y un 80% del tiempo dedicado a gestión manual de facturas.

Y eso impacta directamente en el margen.

Integración con SAP Business One

Gracias al Service Layer o a la DI API, es posible:

• Crear facturas automáticamente desde datos estructurados.

• Validar contra listas de precios y condiciones.

• Controlar límites de crédito.

• Lanzar flujos de aprobación.

• Generar asientos contables en tiempo real.

• Guardar documentos adjuntos en el gestor documental.

Todo dentro del entorno de SAP Business One.

Sin duplicidades. Sin Excel intermedios. Sin reprocesos.

La pregunta clave

¿Tu empresa está utilizando SAP Business One como un simple registrador de datos…o como un sistema inteligente que automatiza procesos y protege tu rentabilidad?

La automatización de facturas desde email no es un lujo tecnológico.

Es una decisión de gestión.

Y cuanto más volumen tenga tu empresa, mayor es el impacto.