La nueva ley de factura electrónica: qué cambia realmente y cómo afectará a autónomos, pymes, grandes empresas y a quienes ya están en el SII

En los próximos meses vamos a vivir uno de los mayores cambios normativos en materia de facturación en España. La combinación de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece va a convertir la factura electrónica y los sistemas de facturación certificados en una obligación para prácticamente todas las empresas, desde autónomos con poca facturación hasta grandes compañías con miles de documentos al mes.

Aunque a veces parece un tema técnico reservado a departamentos contables, la realidad es que afecta directamente a la forma en la que cualquier negocio registra, emite, envía, custodia y controla sus facturas. Y más importante aún: cambiará la manera en la que los negocios se relacionan entre sí.

A continuación te explico, de forma clara y práctica, qué implica esta nueva obligación y cómo afectará a cada tipo de empresa.

Por qué se cambia el sistema: adiós a los programas modificables, hola a la trazabilidad

Durante años, muchas empresas han utilizado herramientas de facturación sencillas: programas que permiten modificar facturas después de emitirlas, hojas Excel, software poco controlado… Esto choca con los objetivos de la Agencia Tributaria:

• Evitar el software de doble uso (facturas que se pueden borrar o modificar).

• Garantizar trazabilidad total de cada factura emitida.

• Facilitar el control fiscal en tiempo casi real.

• Impulsar la digitalización real de las empresas.

Por eso nace el famoso RD 1007/2023, que regula cómo deben ser los sistemas informáticos de facturación. La norma exige que cada registro sea inalterable, que exista un encadenamiento de registros, que haya trazabilidad, que se utilicen formatos electrónicos, y que el sistema permita reportar los datos (si se elige el modo VERI*FACTU).

Este cambio no es opcional: cualquier negocio que use un sistema informático de facturación deberá adaptarse.

La factura electrónica obligatoria: un cambio que afecta a todos los sectores

La Ley Crea y Crece da otro paso adicional: todas las facturas entre empresas y autónomos deberán ser electrónicas. No PDFs, no imágenes, no “te mando la factura en un correo”. Hablamos de factura electrónica estructurada e interoperable.

Es decir, formatos que pueden leer los sistemas, verificar y procesar automáticamente.

Para las empresas, esto supone un antes y un después en:

• El envío de facturas.

• Su recepción.

• El control del estado: enviada, recibida, aceptada, pagada…

• La gestión de cobros y pagos.

• La integración con su ERP.

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¿Cuándo entra en vigor?

Aunque los plazos han sufrido variaciones, la referencia actual es:

• 1 de enero de 2026 → grandes empresas.

• 1 de julio de 2026 → resto de empresas, pymes y autónomos.

• Los desarrolladores de software tienen que adaptar sus programas antes del 1 de julio de 2025.

Pero incluso si quedan meses, ningún negocio debería esperar al último día. La adaptación no consiste solo en instalar un software nuevo: afecta a procesos, integraciones, formación interna y relación con clientes/proveedores.

Cómo afectará este cambio según el tipo de empresa

🔹 Autónomos

Los autónomos que facturan con herramientas simples (Word, Excel o programas antiguos) tendrán que elegir un software que cumpla con:

• Trazabilidad.

• Inalterabilidad.

• Registro seguro.

• Conservación digital.

• Posible envío a VERI*FACTU.

Si emiten pocas facturas no necesitan un ERP complejo, pero sí un sistema válido y certificado. El cambio puede parecer molesto, pero en realidad les permitirá organizar mejor su actividad y automatizar procesos.

🔹 Pymes

Las pymes son las que más van a notar la transición.

Muchas ya usan software de facturación, pero no todos los programas actuales están preparados. Además de cumplir con la Ley Antifraude, deberán garantizar que pueden emitir y recibir factura electrónica estructurada, lo que impacta en:

• Procesos internos.

• Integración con contabilidad o ERP.

• Relación con proveedores.

• Flujos de aprobación.

• Archivo digital.

Las pymes que se adelanten tendrán ventaja: mejor control, menos errores, tiempos de cobro más rápidos y menor carga administrativa.

🔹 Grandes empresas

Las grandes compañías serán las primeras obligadas y también las que afrontan un mayor reto por volumen y complejidad.

Tendrán que:

• Adaptar múltiples sistemas conectados.

• Garantizar interoperabilidad con cientos o miles de proveedores.

• Revisar procesos internos de compra, venta y contabilidad.

• Minimizar el riesgo de sanción.

Para ellas, este proyecto es estratégico y requiere meses de preparación.

¿Y las empresas que ya están en el SII? ¿Se libran?

No.

Estar en el Suministro Inmediato de Información (SII) no exime del cumplimiento de:

• Los requisitos del RD 1007/2023 sobre software de facturación.

• La obligación de facturación electrónica B2B cuando entre en vigor.

Es cierto que existe una excepción muy concreta para operaciones donde la factura la expide materialmente el destinatario, pero no es la situación habitual.

En términos prácticos:

👉 Si estás en el SII, tendrás que adaptarte igualmente.👉 La ventaja es que ya estás acostumbrado a un entorno digital y a reportar información, así que la transición será más sencilla.

Qué deben hacer las empresas para prepararse desde ya

1. Revisar el software actual: ¿cumple ya con el RD 1007/2023? ¿Será certificado?

2. Analizar procesos internos: ¿cómo se emiten las facturas? ¿se revisan? ¿quién las aprueba?

3. Verificar integración con ERP (SAP Business One en muchos casos).

4. Hablar con proveedores y clientes: ¿están preparados para recibir/enviar factura electrónica?

5. Formar al personal contable y administrativo.

6. Planificar el cambio con tiempo, sobre todo si se necesitan actualizaciones, migraciones o nuevas integraciones.