Cierre anual en un grupo: operaciones entre sociedades sin descuadres

Es noviembre. Tu asesor pide la lista de las operaciones entre las sociedades de tu grupo y empieza el baile de cifras: la sociedad A dice que facturó 120.000 euros a la sociedad B, y la B tiene contabilizados 118.400. Alguien tecleó una factura dos veces, otra se registró con un IVA distinto y una entrega cruzó el cierre de mes. Si tu grupo tiene varias empresas en SAP Business One, este problema te suena. Te explicamos por qué ocurre, qué conviene tener a mano antes del cierre y cómo evitarlo.

¿Por qué descuadran las operaciones entre sociedades?

Cuando una sociedad del grupo le compra a otra, hay dos mitades de la misma operación: el pedido de compra y la factura de proveedor en una, y el pedido de venta, la entrega y la factura de cliente en la otra. Cada sociedad es su propia contabilidad, así que lo normal es que alguien teclee cada mitad por separado. Y ahí aparecen los descuadres:

• Un documento que se introduce dos veces o que se olvida en una de las sociedades.
• Impuestos o bases distintos entre la factura que emite una sociedad y la que registra la otra.
• Clientes, proveedores y artículos con códigos distintos en cada sociedad, que se confunden o se teclean mal.
• Desfases de fechas: una entrega que cuenta en un mes en una sociedad y en otro en la otra.

Ninguno es grave por sí solo. Todos juntos, en el cierre, cuestan días de revisión.

¿Qué te piden en esta época?

Hay obligaciones que dependen de cada grupo y que debe resolver tu asesor, pero conviene saber que existen:

• Operaciones vinculadas. Las operaciones entre sociedades de un mismo grupo tienen tratamiento específico en el Impuesto sobre Sociedades, entre otras cosas para que se valoren de forma coherente y estén documentadas.
• Modelo 232. Es la declaración informativa de operaciones vinculadas y de operaciones con territorios calificados como paraísos fiscales, que regula la Orden HFP/816/2017. Cuando el ejercicio coincide con el año natural, se presenta en noviembre del año siguiente: para el ejercicio 2025, en noviembre de 2026. Hay umbrales de importe, que debe comprobar tu asesor fiscal; puedes ver el modelo en la página de la Agencia Tributaria.
• Consolidación contable, si tu grupo está obligado a formular cuentas consolidadas, donde las operaciones internas tienen que eliminarse y, por tanto, tienen que cuadrar entre sociedades.

Un matiz importante: un ERP no sustituye al asesor ni presenta estos modelos por ti. Lo que sí puede hacer es darte desde el principio unos datos limpios, que es lo que más tiempo ahorra.

¿Cómo se evitan los descuadres con SAP Business One?

La causa de fondo es que la misma operación se registra a mano dos veces. La solución es que se registre una sola vez y se replique en la otra sociedad. Para eso desarrollamos Intercompany, pensado para grupos con varias sociedades en SAP Business One. Funciona así:

1. La sociedad que compra crea su pedido de compra.
2. Intercompany lo replica en la sociedad que vende como pedido de venta, y de ahí siguen la entrega y la factura.
3. La factura de vuelta llega como factura de proveedor en la primera.
4. En todo el recorrido, los socios de negocio, los artículos, el IVA, los almacenes y las series se traducen de una sociedad a la otra con una tabla de correspondencias.

Y tiene tres comportamientos pensados justo para el cierre:

• Las facturas cuadran: se comparan las bases y los impuestos de las dos sociedades, de modo que la factura de proveedor coincida con la de cliente.
• Nunca queda un documento a medias: si falta una correspondencia, el proceso se detiene y te dice cuál es. Y aunque se repita un envío, ningún documento se duplica.
• Los errores se explican en claro: un monitor muestra cada operación y una bandeja de errores explica qué ha pasado y qué hacer.

Intercompany no hace la consolidación ni presenta el modelo 232: eso sigue siendo cosa de tu asesor. Lo que hace es que lo que cuentan las dos sociedades coincida de partida.

Una lista de comprobación antes del cierre

1. Haz el mapa del grupo: qué sociedades se compran y se venden entre sí, y de qué.
2. Comprueba que las bases y los impuestos cuadran entre lo que factura una sociedad y lo que registra la otra.
3. Revisa los saldos intragrupo de clientes y proveedores en cada sociedad.
4. Mira los cortes de fechas: entregas y facturas que cruzan el mes o el ejercicio.
5. Pregunta a tu asesor qué debes documentar, qué umbrales te afectan y si tienes que presentar el modelo 232.
6. Anota lo que se teclea dos veces: ahí está lo que merece la pena automatizar.

Si quieres entender por qué muchas empresas empiezan a necesitar un ERP cuando crece el grupo, lee cuándo necesita tu empresa un ERP, y para ver qué otras tareas se pueden quitar del día a día, tareas administrativas que puedes automatizar.

¿Hablamos?

Somos partners de SAP Business One desde 2003 y desarrollamos Intercompany para grupos con varias sociedades. Si en tu cierre se repite el baile de cifras entre empresas, escríbenos o llámanos al 91 715 81 88 y vemos cuántos documentos se están tecleando dos veces y cómo evitarlo.